ככלל, המפגשים צריכים להתנהל באחד מקמפוסי האוניברסיטה העברית (מלבד סיורים לימודיים, השתתפות בכנס וכיו"ב), ובמתכונת מסוימת גם באופן מקוון. לרוב, ראשי הקבוצות לא נתקלים בקשיים בהזמנת חדרים במחלקות השונות ו/או בספריה אך במקרים שישנם קשיים כאלו אנו נסייע במציאת פתרון.